Forskning kan motiveras av många olika saker så som en önskan att utforska det outforskade, lösa ett olöst problem eller av den kreativa glädjen av att tänka utanför ramarna. En annan viktig drivkraft, och en viktig roll för universitet och högskolor, är att stödja beslutsfattare i att styra samhället i en positiv och hållbar riktning. Policy briefs – kortfattade sammanställningar av vetenskapliga resultat med strategisk vägledning för specifika målgrupper - är ett kommunikationsmedel som kan användas av forskare i det här arbetet. Så hur kan då policy briefs användas som ett kraftfullt och effektivt verktyg snarare än något som mest görs som ett led i att uppfylla finansiärers krav på att sprida vetenskapliga resultat? Och hur kan vi säkerställa att vetenskaplig integritet värnas i denna process? Det här är några av frågorna som diskuterades under workshopen: Att skriva policy briefs – när, hur och varför?

Syftet med workshopen var att ge en bild av hur man skriver forskningsbaserade policy briefs, inklusive hur man kan tänka kring formatering och stil, hur man identifierar en målgrupp och kommunicerar med den samt hur man kan utvärdera påverkan av en policy brief. Workshoppresentatörerna delade med sig av sina erfarenheter av att kommunicera vetenskap för policy till ett brett spektrum av beslutsfattare – från lokal till internationell policynivå.

Den här välbesökta workshopen samlade deltagare med varierande tidigare erfarenheter av att skriva policy brief. Under den första delen av workshopen (förmiddagspasset) fick deltagarna ta del av exempel på hur man kan kommunicera och påverka politik från olika sammanhang och områden, medan den andra delen av workshopen (eftermiddagspasset) fokuserade på praktisk skrivträning.

Workshopen är en av en serie workshops arrangerade av de strategiska forskningsområdena (SFO:er) och Hållbarhetsforum vid Lunds universitet, som syftar till att skapa en plats för att dela erfarenheter, diskutera samarbete och främja djupare reflektion kring hållbarhet.

Läs mer om de strategiska forskningsområdena vid Lunds universitet - lu.se

Att navigera mellan vetenskap och politik

Politiker arbetar vanligtvis med kortare tidsramar än forskare eftersom de väljs för en specifik tidsram och väljarna förväntar sig förändringar inom denna tidsram. Politiker har också begränsade resurser och begränsat med tid att gå igenom forskningsresultat. De behöver snabba och enkla svar, medan forskare vanligtvis arbetar med komplexa problem som varken har enkla lösningar eller något rätt eller fel svar. Ändå behöver beslutsfattare forskning för att fatta beslut, och forskning motiveras av policybehov.

Workshoppresentatörerna Sarah Anne Rennick (forskare, Centrum för Mellanösternstudier) och Ana Maria Vargas Falla (Research Director vid Internationellt Centrum för Lokal Demokrati - ICLD) har lång erfarenhet av att arbeta i olika lokala och regionala kontexter. De delade med sig av sina perspektiv på hur man kommunicerar med beslutsfattare i de här sammanhangen. För att lyckas väl är det viktigt att veta vilka beslutsfattarna är och vilka behov de har. I vissa fall, särskilt i icke-demokratiska länder, är policyprocessen inte transparent och det är inte möjligt att veta vem mottagaren för policyrelevant information skulle kunna vara. I en sådan situation är en policy brief antagligen inte det bästa kommunikationsmedlet. I stället kan det vara mer effektivt att arbeta med informationsspridning och medvetandegörande insatser.

När det är känt vilka beslutsfattarna är och policycykeln är tydlig är nästa steg att identifiera om det är ett bra tillfälle för forskningen att informera politiken. För att forskningsresultat ska plockas upp och ageras på bör ämnet anses brådskande att hantera. För forskare betyder det att det kanske inte går att vänta på att en vetenskaplig artikel ska publiceras. I stället för att vänta på att en specifik artikel ska publiceras och riskera att missa ett bra tillfälle att kommunicera med beslutsfattare kan man välja att använda sin allmänna expertis om en fråga, tidigare publikationer och att referera till andra forskares arbete.

Punkten att det är viktigt att ha bra tajming när man kommunicerar med beslutsfattare ledde till en diskussion bland deltagarna om forskningsetik och när man känner sig bekväm med att ge policyråd. Att arbeta tillsammans i en grupp kan vara ett sätt att reducera risken för att policyråd blir för ensidiga. Att publicera granskningsartiklar som kan refereras till som en sammanfattning av den tillgängliga kunskapen inom ett specifikt område kan vara ett annat. Det är också bra att vara tydlig med kunskapsluckor och att reflektera över vetenskapens roll i samhället.

Att hitta en bra balans mellan vetenskaplig integritet och politiska beslutsfattares behov på internationell nivå är något som workshoppresentatör Markku Rummukainen (Professor vid Centrum för miljö- och klimatforskning, CEC) har lång erfarenhet av. Som Sveriges kontaktperson till FN:s klimatpanel IPCC har han behövt navigera IPCC:s mandat att vara policy relevant men inte normativ. Mer konkret innebär det att när man ger policyråd baserat på vetenskapliga resultat presenterar man bredden av alternativ som vetenskapen ger och konsekvenserna av de olika alternativen. Sedan är det upp till beslutsfattarna, som representerar sina väljare, att fatta det slutgiltiga valet mellan olika alternativ.

Tillvägagångssättet att forskare inte ger ett utan en mer balanserad bild och flera alternativ är en strategi som skulle kunna hjälpa forskare i olika sammanhang att navigera mellan forskning och politik. I fallet med IPCC hjälper en avancerad struktur också till med att hålla forskarnas och beslutsfattarnas olika roller isär under processen då IPCC-rapporter skrivs och godkänns. Det finns till exempel öronmärkta tidsramar för när regeringar respektive expertgranskare ger återkoppling på utkast.

Att skriva policy briefs med stort genomslag

Generellt sett är det under policyformuleringsfasen av policyprocessen som forskning behövs som mest och därför är det också under den här fasen som forskningen har störst sannolikhet att faktiskt påverka politiken. Om ett av syftena med forskning är att förse beslutsfattare med relevant information kan det vara en bra idé att kontakta dem och andra intressenter direkt för att fråga dem vilken typ av information de behöver. En annan sak, som både Sarah Anne Rennick och Ana Maria Vargas Falla tryckte på, var att för att ha en bättre chans att forskningsresultat ska fångas upp av beslutsfattare är det viktigt att skapa förtroende genom att bygga relationer med intressenter.

På liknande sätt talade Markku Rummukainen om hur relevans är en av de viktigaste men också svåraste komponenterna i att kommunicera forskningsresultat till beslutsfattare. IPCC-processen tar relevans till sin spets när tusentals sidor kokas ner till runt trettio, vilket görs i rapporten "Sammanfattning för beslutsfattare". Vad är relevant? Och för vem är det relevant? Det här är komplexa frågor med tanke på de många aktörer och mål som är involverade. Samtidigt som IPCC-processen har unika komponenter, finns det också mer generiska lärdomar som kan dras från den. Ett exempel är vikten av att vara lyhörd för det språk som används inom politiken och av beslutsfattare. Det i sin tur betyder att ju mer forskningskommunikatörer och andra som kommunicerar med beslutsfattare vet om policykontexten, desto bättre - vilka termer används, när hålls nyckelmöten och när tas besluten?

Att kommunicera vetenskapliga resultat är en sak, men hur kan vi se om de sedan faktiskt används i beslutsfattandet? Svaret beror på sammanhang och skala. Till exempel, när det gäller IPCC, kan referenser i media eller i policydokument följas. På lokal nivå kan man kontakta intressenter och helt enkelt fråga om forskningsresultat har varit till hjälp och hur det har gått med olika frågor. För forskare vid Lunds universitet kan forskningsinformationssystemet LUCRIS användas för att följa om publicerade policy briefs och rekommendationer refereras till (man behöver lägga in policy briefs manuellt i systemet). Det här ger en bild av hur synlig en policy brief har varit, men det är inte nödvändigtvis samma sak som att forskningsresultat har plockats upp och använts i beslutsfattandet. Det senare är svårare att följa, i synnerhet under längre tid. Om målet är att påverka i en viss fråga behöver man börja med att definiera vad som hade varit ett lyckat utfall. Det är viktigt att ha med sig att påverkan kan ta lång tid att upptäcka. För att kunna göra det kan man behöva samverka med beslutsfattare under en längre tid och följa hur det går med den specifika sakfrågan (se även workshoppen om research impact).

Praktiska tips för att skriva policy briefs

Innan man skriver en policy brief är det viktigt att kartlägga målgruppen – vilka mottagarna är och vilka behov de har. Mot bakgrund av kartläggningen kan man sedan anpassa kommunikationsstil och -medel. Det kan också vara praktiskt att dela upp kommunikationen i policy brief och policyrekommendationer. Policy briefs är korta sammanställningar som är riktade till beslutsfattare, medan policyrekommendationer kan vara mer detaljerade och riktade till den administrativa och tekniska staben som stödjer beslutsfattarnas arbete.  

Punktlistan nedan sammanfattar några generella tips för att skriva policy briefs och policyrekommendationer.

En kraftfull policy brief

• Ger en generell bild och sätter in ett problem i sitt sammanhang.
• Ger förslag på hur problemet kan lösas.
• Väger olika förslag mot varandra.
• Har en tydlig ståndpunkt.
• Är anpassad till det specifika sammanhanget.
• Fångar läsarens intresse och har samtidigt tillräckligt med tekniska detaljer för att mottagaren ska se vad som behöver göras och inte bara vara en tom idé.
• Skriven för en mottagare som inte nödvändigtvis är sakkunnig.
• Kommuniceras på ett sådant sätt att en policy brief sprids och kan plockas upp av den tänkta mottagaren (oftast inte enbart uppladdad på en hemsida).

En kraftfull policyrekommendation

• Är praktisk och handlingskraftig: den beskriver vad som behöver göras och varför samt vem som behöver göra det och hur.
• Är genomförbar – det är en god idé att ta upp praktiska exempel som hade kunnat implementeras imorgon med existerande resurser.
• Går in mer i detalj på de olika alternativen som föreslås i tillhörande policy brief.
• Är skriven för en mottagare som besitter teknisk expertis/är sakkunnig (men inte nödvändigtvis har samma vetenskapliga bakgrund som du som forskare har).

Den här workshopen var ett initiativ av de strategiska forskningsområdena (SFO:er) MECW och MERGE, Forskarskolan Agenda 2030, Pufendorfinstitutets Advanced Study Group "Skogsbränder i Anthropocenen" och Hållbarhetsforum vid Lunds universitet.
The Middle East in the Contemporary World (MECW) (lu.se)
MERGE (lu.se)
Agenda 2030 Graduate School (lu.se)
Wildfires in the Anthropocene | The Pufendorf Institute for Advanced Studies (lu.se)
Sustainability Forum (lu.se)