Resor och resfria möten

Samtalsledare

Linda Petersson, LU Service, projektledare uppdaterad resepolicy för Lunds universitet

Övriga bordsvärdar

Anna Nilsson, LU Service, projektledare resfria möten Lunds universitet
Peter Arnfalk, universitetslektor IIIEE, Internationella miljöinstitutet
Jan Henrik Nilsson, universitetslektor vid Institutionen för service management och tjänstevetenskap

Sammanfattning

Anamaria Cociorva

Sammanfattning av workshopen

För att minska onödiga resor och underlätta digitala möten skulle ”meeting managers” behövas. En funktion som har viljan och kunskapen att göra behovsanalyser av resor och underlätta de tekniska och sociala hinder för att använda digital teknik för möten. För att nå ett hållbart universitet behöver det finnas/respekteras en policy som prioriterar och belönar hållbart resande.

Deltagande & samtal

Förutom samtalsledaren och bordsvärdarna, hade vi kring 10-15 deltagare för båda sessionerna. Några av dem var LU anställda som jobbar med administration, förvaltning eller projektplanering, och resten var studenter med olika bakgrund – från biologi till miljövetenskap.

De flesta var väldig aktiva och identifierade många problem, samt flera lösningar. Det kändes som att tiden inte räckte för diskussionen, och däremot samtalsledaren var tvungen att sätta stopp även om samtalen var fortfarande på fullt gång. Studenterna var mer tysta, men bordsvärdarna var noga med att inkludera dem i samtal och fråga om deras åsikter och synpunkter – vilket var väldigt bra, eftersom kommunikationen mellan studenterna och anställda vid LU anses som en nyckel till ett mer hållbart perspektiv - oavsett ämne.

Först fokuserade samtalet på digitala möten, medan i den andra delen av workshoppen pratade vi mer om hållbara resor (alltså fysiska möten).

Digitala möten

Att kommunicera digitalt med flera samtidigt borde vara lätt med tanken på hur avancerad tekniken och IT är idag. Varför har vi då inte flera digitala möten?

Antagligen ligger LU efter (nya/innovativa) företag när det gäller digitalisering, och det finns flera anledningar till det. Först har vi en väldig specifik organisationskultur, som tyvärr är mindre flexibel (det finns ett visst motstånd till stora ändringar). Till exempel, många av dem som anordnar eller deltar i möten är akademiker med många års erfarenhet, och det kan vara väldigt svårt att erkänna bristen på teknisk kunskap – en situation som vi alla känner till (till exempel lärare som får tekniska besvär i föreläsningen men på alla sätt och vis försöker fixa det själva – bara för att inte se ”dumma” ut framför studenterna). Dessutom är LU en väldigt stor, decentraliserad myndighet, så ansvaret för sådana aspekter flyttas fram och tillbaka – och till slut är det de som faktiskt behöver mötas som måste ta hand om det praktiska även om de saknar rätt kunskap. En annan aspekt som lyftes fram är själva utrustningen. Om man anordnar en konferens/möte och vissa av deltagarna är frånvarande, då måste man hitta ett rimligt sätt att göra det tillgängligt för dem. Detta innebär rätt planering och tillgång till snabb internetkoppling, och även ett rum med stor skärm ifall det finns flera deltagare från en viss stad. Å andra sidan, om det gäller en större grupp som ska titta tillsammans på mötet, då behövs det vara ett mer aktivt/interaktivt sätt att presentera för att hålla gruppen fokuserad (precis som i ett klassrum).

Ett förslag var att LU skulle ha en eller flera ansvariga ”meeting managers/coordinators”, med rätt kompetens och engagemang för att hjälpa, utbilda och planera digitala möten. Visst är det utmanande med tanken på hur fragmenterad LU egentligen är, men det var samma rädsla för många år sen när ledningen och anställda började ta jämställdhet och mångfald på allvar; i nuläget, finns det en central policy för det. Det är inte omöjligt att koordinera allt centralt – annars om varje institution får bestämma blir det inte lika effektivt.

Alla deltagarna tyckte också att det skulle finnas en bättre kommunikation mellan alla olika grupper inom LU, dvs. mellan administrationen, lärare, forskare och studenter. Till exempel, det är studenterna samt den unga medarbetaren som är mer ”tech-savy” och kan bidra mycket till utvecklingen av ett mer hållbart system. Flera av studenterna sa att de använder mycket digitala medier, både för möten (till exempel när man arbetar med ett projekt inom en förening som har medlemmar i många olika länder) och för distanskurser. Exempel på digitala verktyg var Skype, telekonferens (som är alltså oberoende av internetkopplingen), Zoom eller Adobe Connect som används ofta till distanskurser. Digitala pedagogiska medel kan alltså vara en bra inspirationskälla – och en av deltagarna berättade om hur en MOOC var så framgångsrik att många studenter som tog det valde att senare studera vid LU i framtiden. Detta innebär att rätt kunskap och utrustning/medel finns redan – fast man måste få kompetensen och viljan att använda det för digitala möten också (samtidigt som man måste ha ett mer tvärvetenskapligt perspektiv för att kunna ”överföra” vad som anses som standard eller vanligt i andra discipliner/användningsområden). Ett annat steg borde vara att inkludera sådan kunskap redan i utbildningen (en student gav en exempel på en distanskurs helt orelaterad till jämställdhet, men dom hade ändå på kurssidan en ”jämställdhetspolicy” knapp som man kunde trycka på ifall man ville veta mer).

Hållbart resande

Senare under samtalet kom vi fram till att det finns en del viktiga fördelar med fysiska möten och konferenser, som till exempel att kunna slappna av och njuta av resan (en belöning), samt sociala fördelar med att fysiskt träffa kollegor och nätverkade som är otroligt viktigt för det akademiska livet. Man kan tänka sig att digitala möten ”tar bort” den mänskliga delen och kan upplevas som både tråkigt och utmattande – och då är det lätt att tappa fokus. Även med olika program som kan tillåta till en viss mån dialog och interaktion (t.ex. Adobe Connect, Mentimeter, Kahoot), finns det egentligen ingen ersättning för fysiska träffar. Att använda bara digitala möten är ingen bra idé.

Samtidigt finns det oerhört (och onödigt) många möten och konferenser som innebär längre (flyg)resor, som antagligen är en stor anledning till att LU finns bland de 10 statliga myndigheterna som släpper mest koldioxid genom alla sina aktiviteter (som en deltagare sa)!

Detta betyder att de som är ansvariga för resor i varje fall borde göra en behovsanalys först för att bestämma om en resa har fler fördelar än ett digitalt möte. Men detta kräver en bra kommunikation med dem som är inblandade och som kan bedöma vikten av mötet och behovet av att resa.

En annan lösning var att skaffa mer hållbara budgetar. I praktiken kan detta inte ändras så mycket för extern finansiering (som t.ex. stipendier), där problemet är att ett visst belopp (som är oftast mycket större än det skulle behövas) är avsett BARA för resor. Detta innebär att man inte får använda dessa pengar för något annat, och då har man en bra anledning till att köpa det dyraste sättet att resa (som oftast är att flyga). Ett exempel var att man kunde använda konferensbudgeten till både hotell och resebiljetter, och personen valde att ta bussen (som var billigare, målet var Oslo) för att få mer pengar till övernattning. Denna flexibilitet hjälper till att välja ett mer hållbart resemedel (som oftast är billigare) och använda pengarna som blir över till något viktigare.

Oftast får man inte heller välja själv hur man ska resa, då LU har en resebyrå som tar hand om det. Egentligen är det tänkt att det ska vara mer effektivt (både tidsmässigt och ekonomiskt), men eftersom resebyrån jobbar med ett begränsat antal (flyg)bolag, blir det verkligen inte billigare. Dessutom måste man ändå fylla i blanketter och andra dokument, så det är inte tidssparande heller. En person gav som exempel att när han ville boka tågresa till Tyskland genom resebyrån hade de ingen aning om hur detta skulle göras, så han fick visa dem istället! Vi kom fram att LU behöver antigen mycket mer kunniga (och med bredare val för resesätt) resebyråer, eller möjligheten att anställda kan boka resan själva. Många reser till Stockholm hela tiden med SAS - även om snabbtåget eller att samåka skulle ta lika mycket tid (om man räknas tiden som behövs att ta sig till och från flygplatsen och att checka in).

Ett motargument till en minskning av resor till möten/konferenser som nämndes var att det ”motverkar internationalisering”. Alla var då överens att det finns mycket bättre sätt att förbättra det som ändå är ganska bristande i LU: användning av engelska, rekrytering av anställda med utländsk bakgrund, utbyte med universitet från andra länder, etc. Det är alltså ett dåligt argument.

Sammanfattningsvis kom gruppen fram till att vi behöver en ”meeting manager” istället för (eller utöver) en resebyrå, som kan ta ansvaret och har viljan och kunskapen att göra en behovsanalys, kommunicera och föra över informationen mellan administrationen, IT, forskare, projektledare, lärare och studenterna, och skaffa/respektera en policy som prioriterar (och belönar) hållbart resande!