Inköp, upphandling och divestering

Samtalsledare

Carl Dalhammar, docent Internationella miljöinstitutet, IIIEE

Övriga bordsvärdar

Filip Bengtsson, ekonomidirektör
Liselott Olsson, avdelningschef LU Service Lokalservice
Fossil Free Lund

Sammanfattning

Danna Villada

Sammanfattning av workshopen

Del 1

At the beginning of the discussion we had a short introduction, to get to know the participant’s background and their roles. We were 9 people at the table. Professor Carl Dalhammar, our table moderator, who has done research in public procurement, sustainable and innovative procurement. Two students from Lund University Master’s program in Environmental Studies and Sustainability Science (LUMES). Three employees from LU University: one employee from the local service office, and two more representing the procurement office. Two student representatives from the Fossil Free campaign. And the note taker.

Purchases

To prompt some general reflections, the first question was: what is the responsibility from the University to think sustainably, when it comes to purchases and investment?

The representatives from the procurement department explained to us that they usually receive a “mission” to purchase something. Responding to the procurement requests they receive from university staff they maintain close contact with the department or group that made the request. Additionally, to accomplish the mission assigned to them, the procurement employees maintain a close dialogue with the Environment Department. To summarize the process in a few steps, the “customer” established the demands, and depending on what the officials have to procure, they have to follow rules and regulations. A concrete way in which environmental sustainability can be integrated in the procurement process is when the required products have eco-labelling, which is seen as an indicator of whether or not they are environmentally friendly. This office can always suggest clients to choose these kind of products, and they do so, depending on the state of maturity of those businesses, because they want to keep the competition. If the business is developed enough, the procurement office can impose higher demands to the producers. Yet one has to bear in mind that the LU employees making the procurement always have to maintain a dialogue with the groups that requested the products. To a certain extent it can be said that it is up to the staff from the university to define the demands they have for the purchases. For instance, if a research group requires equipment or materials, it is up to them to define the criteria for the purchase. Yet, when it concerns a public procurement, transportation as a good example, there is a “reference group” that represents the university, and then the discussion revolves around what kind of sustainability demands should be fulfilled for that procurement.

Procurement

A second question raised was: How progressive is the procurement department in making the decisions?

The procurement department employees made once again clear that it is not them who decide whether the negotiations and acquisitions are progressive, in the sense of setting high standards and requirements for sustainable products, but it is the department, group or individual assigning the mission to them who sets the criteria when it comes to environmental issues. Our table moderator suggested that the leverage laid still in the procurement office, since albeit accompanied by the recommendations of the “reference group” the final decision was taken by the procurement department. This was nevertheless an incorrect assumption. According to the procurement employees, those who take the final decision are the Environmental Department together with the “customer” at Lund University. To put it in simple words, the procurement officer is the project manager, that knows the law and the procedure to do the procurement, how to do investigations about weigh things. However, the actual demands for the product mostly come from those who would use it.

The importance of competition

Our table moderator pointed out the importance of keeping competition open among suppliers, as this competition allows for innovation. The procurement representatives agreed with this point, as competition is one of the elements they take into account when they evaluate the adequacy of a product. While weighing the best product, procurement officials consider among other things the maturity of an industry or business. They gather information that help them determine what demands can be fulfilled and which requirements are reasonable to make, according to the state of the market. The aim is to reach a balance between imposing higher standards to the purveyors, while at the same time keeping competition open. According to Filip Bengtsson, the Economic director, to be sensitive to the state of the market is important, because if standards would be kept too high no business could sell their products.

Innovative procurements

Some of the innovative procurements from Lund University have been done in energy and waste management. Additionally, the building for the MAX IV laboratories is one of the most innovative procurements done in the last years by the University. As a general rule, the focus in the process of procurements is placed on the needs that arise from the different departments and offices at the university, focusing on the function and not just on a product. This allows room for the industry and service sector to find innovative solutions to those requirements.

Divesting

Among the participants in the discussion we had two students, Jakob Bowers and his colleague, representing the Lund University Fossil Free campaign. Fossil Free is a worldwide student lead campaign to exercise pressure into the administration of Universities around the world to divest from fossil fuel energy sources. Jakob wanted to know whether or not the procurement office at the University was involved in investments. Filip Bengtsson, the Economic director, clarified that it was not directly the procurement office who decided over investments, but it is the Donors Foundation who is directly concerned with making decisions over where the money from donations goes. He further clarified that the Foundation is not part of Lund University. The role of the University is to be the “manager” of the resources that the Donors Foundation receives.

Limits to divestment

Although the procurement office does not have a direct say in investments from the donors’ funds, there are nevertheless some direct links between the fossil energy uses at the University and the work performed by the procurement office. This link is mainly related some screenings, or controls, that the procurement officials do, twice a year, to measure the amount of fossil fuel sources that the University activities require as a whole. The results the University gets are always “good”, according to the procurement representative.

The Donors Foundation has a set of regulations and conditions, and together with the legal framework that applies for Lund University, alongside the regional and national regulations the guide the work of the procurement office. Following this institutional, regional and national framework, the office also has a mandate to fulfilling the requests they get from the clients at Lund University, making sure that it is done in the best way. The main tool they use to measure whether or not the University is meeting the requirements is the screening of fossil fuel use.

Possibilities for divestment

According to the fossil fuel students’ understanding, the Donors Foundation regulations establishes that a “ban from fossil fuels should be acceptably manageable”. However, it is still the University who sets the requirements for the purchase of services and products, and therefore the power to make the transition into fossil free should be in the University’s hands. In this line of thought, it should be possible for the University to decide whether or not to divest from fossil fuels. The procurement officials insisted in clarifying that every Foundation making the donations to the University has a set of requirements and regulations, and those are followed by the procurement office when it concerns investments. The conclusion was that only if it is a requirement from the Foundation that the procurement be fossil free, it is in the competence of the procurement office to respond to such requirement.

As Filip Bengtsson understands the Fossil Fuel campaign, the point is not to produce a short period change, but the core of the campaign is to find long term divestment, which might not happen in totality in the next 15 years. The market to replace fossil fuels is in the development stage, and there we had some kind of general agreement. Yet more food for thought was ensured by the next question posted by the fossil fuel representative: “in which way is divesting from fossil fuels against the Donor Foundation regulations?” Although the requirements may not specify whether or not products or services should include fossil fuel, there are indeed sometimes very detailed requirements for the investing or handling of donor money, ranging from which bank should guard the transactions, to the specific investment of the funds, which make it difficult for the procurement office to decide by themselves to make determinations on banning fossil fuels. Nevertheless, the procurement office has the ambition to increasingly invest in fossil free products, yet this cannot be guaranteed 100%, because they have a mandate to follow the donators’ regulations. Inviting more focused answers on the general issue of divestment, our moderator, Carl Dalhammar, posted the following question to the procurement department representatives:

How far is the University from fossil free?

The perception of the procurement officials is that we are very close to achieving a fossil fuel free university. Following this statement, both fossil fuel representatives and one of the LUMES students inquire about the current targets set by the university to become fossil free. Just like in the whole of the European Union, the set target is that by 2020 the university should be a maximum of 10% for energy coming from fossil fuels. One of the procurement officials suggested to move into other interesting topics, as in her view the divestment issue was somewhat marginal in respect to what the procurement office does, considering that they so far they are doing all they can to attain the universities ambition to come as close as possible to be a fossil free institution. She invited participants to share some ideas about how to gradually become the University of the Future.

Other relevant issues

Additional issues related to the procurement office important in the sustainability debate are among others: dangerous waste products, mainly from chemistry departments, that require a special disposal management system. In those procurements there is a direct environmental issue that the procurement office can address, by making the right decisions in both the purchase of products and their disposal. This has of course already been done, and it is an easier issue to address, because it is rather evident, but it is also worth mentioning that chemical use has been reduced to 50% from the local Service Department. When it comes to purchases of office furniture, the procurement office has the possibility of assigning a “premium” sign to suppliers who have eco-labelling.

Remaining challenges

Against a rather optimistic view of the work that is already being done towards responsible consumption at the university, one of the students wondered what kind of challenges still remained. The procurement representatives see the weighing of the demands they receive against increased costs. To put it differently, consumer demands for better and more environmentally friendly products can result in increased costs, and the difficult part for the procurement department is to evaluate how much more can those products cost in relation to those that are not certified eco-friendly. The question of what criteria should the product attain, and the willingness to pay takes us back to the person or group who assigns the “mission” to the procurement department. It is the “customer” who has to determine what should be given priority, how much a products costs, or to fulfil environmental requirements.

Alternatives and related challenges

Viable alternatives to both reduce costs and environmental footprint do exist. Giving us some insights from his research, the table moderator invited us to reflect upon the possibility of remanufacturing furniture or other items instead of buying new products. Some good examples are to be found in the refurbish of computers, that can produce better and more durable devices than those currently offered by the industry. Yet he also pointed out at some of the challenges that need to be surmounted if remanufacture is to be taken as an alternative. The first challenge relates to the need to redefine the specification from the products, upon which the challenge for the procurement office would be to be able to make or influence the required changes in the system.

"To create new markets for remanufacture products you need to create the demand”, Carl Dalhammar pointed out. Yet in turn creating demand requires systemic changes to open the door for the public procurement procedures to consider refurbished products as viable purchases. In the eyes of one of the procurement representatives, this was not a procurement issue, but they could nevertheless engage in discussions with the different departments at the university to find workable solutions. One way to start could be to talk to the IT department, asking them what kind of regulations should be modified or implemented in order to be able to integrate remanufactured products into the pool of possibilities. In her perspective, this was not a procurement issue, because when you recycle you are not making use of the procurement office services, as instead of buying you are re-using, repairing or upgrading.

The procurement representatives ignore whether or not it is currently possible for the procurement department to purchase remanufactured or used products, if that is one of the requirements of the client. They assume that buying used products is harder, just at it is harder to buy a used car for the government, it might be difficult to buy used products for the university, because their lifespan and security is often not guaranteed by the industry. What is for sure is that the procurement officials are not authorized to question the requirements they receive, for instance they cannot reject a procurement “mission” to buy chairs, arguing that the chairs the institute or office has are still in good condition. The responsibility to reduce consumption, reuse, recycle, or make environmentally wise choices is therefore primarily a responsibility of the “buyers” making requests to the procurement office.

Limits to pioneering alternatives

We all agreed that re-using, and making the lifespan of a product last longer would be a more environmentally sustainable option than purchasing new products, no matter how environmentally friendly their production might be. Yet the options for the procurement office are limited, in the sense that the market for re-used products is still in its infancy, and certain requirements they have to follow for public procurement are regulated by the European Union, and therefore attempting to make radical changes outside those regulations would require to make changes at a higher jurisdictional level, to change the law.

Reusing products may present further challenges, even at the local level, as there are certain requirements for public procurement. Some experiments have been tried out at the University for increasing the reuse of products. A concreate example was the “Återbrukstorget”, an initiative that took place one time, but according to the procurement representatives this attempt failed. As the procurement researcher Carl Dalhammar sees it, these initiatives work in some contexts but not in others. As he has realised through his research in this specific issue, these kind of initiatives require a lot of work.

Procurement measures to reduce CO2 emissions

It may be difficult to determine the environmental implications of purchases when there are no concreate criteria to compare alternatives in relation to their environmental footprint. In this respect a suggestion from one of the LUMES students is worth taking into account. He suggested that the CO2 emissions of the products to be purchased could be taken as a basis to evaluate how sustainable the product or service is. One obstacle the procurement representative see with this option is that while there are markets where the CO2 emissions have been more clearly determined, such is the case of the air travel industry, there are other markets lagging behind, notably in relation to the universities demands, the furniture industry. According to one of the procurement representatives, the biggest leverage lays in the purchase of products, not in the procurement process. This is because in the list of products the procurement office has to purchase there are both eco-labelled and products that are not labelled eco-friendly, but if those people who make the requests to buy the products established the eco-friendly label as a requirement, that would produce the biggest change.

Incentives to influence buyers´ choices

The question about how to incentivise people at Lund University to include eco-labelling among their criteria for their purchases caught us up in the last minutes of the discussion. One last thought around this topic was offered by the Economic Director, who considered that rating the offers the get from the suppliers if they do have eco-labelling could be a viable option to increase the likelihood of buyers choosing those products. It will be for sure interesting to see how the procurement department finds a viable way to incentivise clients to make the environmentally and socially sound decision.

Summary of interesting alternatives

From this discussion, three alternatives can be highlighted as good options to improve divestment, procurement and purchasing at Lund University:

• Achieving a fossil free university may not happen in the short term, but to achieve it in the long term the different actors involved in making the decisions should be identified and effectively involved in both divesting conversations, strategies and monitoring.
• Options for sustainable procurement and purchase do exist. Buying remanufactured instead of new is one of them. Currently there is no system in place at Lund University that both demands and allows for the procurement of refurbished or remanufactured items. To make this possible, incumbent University offices need to come together to identify the obstacles and possibilities for such a system to be functional, and make the changes in the regalement that allow for this transition to happen.
• Faculty staff and other actors making requirements to the procurement office should exercise their power to choose the most sustainable solution, and the procurement office needs to find good ways to incentivise those who make these sustainable choices. Buyers need to dare to invest in better products, that have better environmental performance, even if the cost can be higher.

Del 2

Vår grupp hälsade välkomna tre nya deltagare: två studenter och en samhällsekonom och forskare. Totalt blev vi nio deltagare, precis som under förra diskussionen: moderatorn, Fossil Free representant, de tre nya deltagare, de tre medarbetare från Lunds Universitet, och en som antecknade. Innan vi började diskussionen hade vi en fortsättning av divesteringsdiskussionen, se nedan. Som öppning för nya diskussionen körde vi en runda för att veta vad de som deltagarna var intresserade av att samtala om vid vårt bord. Divestering, generell information om det som görs vid Lunds universitet för hållbar upphandling och inköp, samt förbättringar av upphandlingar visade sig vara mest intressanta för deltagarna.

Divestering

En livlig diskussion om divestering fortsatte mellan studenten från Fossil Free och representanten från ekonomiavdelningen. Diskussionen blev inspirerat av moderatorns frågor kring den andra delen av ämnet: investering. Var får investeringar placeras enligt stiftelserna? Får man lov att investera i vilken industri som helst, eller finns där begränsningar beroende på bolagets allmänna inställning kring social och miljömässig hållbarhet? Vi fick veta att universitetet inte får placera räntan på aktiebolag för mer än 10 procent. Universitet har därför möjlighet att påverka till en vis del, för att mäta divesteringsmål, men faktum är att om en stiftelse, eller donatorn vill investera på ett vis, finns där inte mycket universitetet kan göra åt detta.

Fossil Free representanten undrade om universitetet kollar upp stiftelsernas regelverk, för att se vilka möjligheter som finns för divestering. Proceduren som används nu för tiden är att upphandlingsavdelningen kollar upp två gånger om året, beroende på företag, och de ifrågasätter om det är rätt företag. De använder ett trianguleringssystem, med två personer som gör utvärderingen, och det visade sig att båda två gav samma resultat. Trots att vi inte fick svar på frågan om vilka strategier universitetet använder för att kolla upp vilka möjligheter det finns för divestering av fossilt bränsle, enligt stiftelsernas råd, var vi överens om att Lunds universitet har ett tydligt mål för att nå en fossilfri verksamhet i de närmaste åren.

Upphandling

Enligt forskaren Carl Dalhammar ser ekonomer att vi på universiteten är lite okritiska mot upphandling, eftersom vi ställer många olika krav, och inte riktigt följer upp dem. Risken blir att stora leverantörer, de som kan klara av matcha verifikationer och andra krav, ofta vinner över mindre leverantörer som kanske har en bra idé, eller en bättre lösning utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Hållbar upphandling handlar mycket om att investera i gröna affärer, exempelvis om man investerar i elbilar, det är en grön affär men å andra sidan kommer kostnaderna att öka. Däremot det går också att säga att det blir en långsiktig investering. Rent krasst, enligt Carls åsikt, är att för att hitta hållbarhetslösningar genom upphandling kan det ibland hjälpa till att investera i gröna affärer, ibland kan det vara en bra idé att skapa marknaden. Det finns vissa kommuner som kanske trycker in för många krav och det är problematiskt. Men framför allt har problemet varit att där finns en brist på uppföljning. Här finns en del som universitetets personal måste tänka på, så de principer och regelverk som skapas kring hållbarhet följs upp.

Cirkulär ekonomi

Vår moderator har gjort en del forskning kring cirkulär ekonomi, bland annat om återbrukade produkter som möbler, datorer mm. Det finns redan en stor marknad där Lunds universitet skulle kunna lösa en del av sin upphandling genom de företag som jobbar med återbrukade produkter. Det skulle kunna vara en bra lösning för att båda minska resursanvändning och kostnader, och produkterna blir lika bra som nya. Det finns en väldigt stor efterfrågan från de företagen för att se om de kan konkurrera med andra leverantörer som är upphandlade av Lunds universitet. Upphandlingsavdelningens ombud håller med om att i vissa fall kan de hjälpa till och påverka marknaden. En avvägningsfråga skulle bli hur man kan ta detta stegvis, eftersom det är en ganska omogen marknad, och därför det är inte aktuellt att man kan ställa alla krav som man skulle vilja ställa. Emellertid kan man ta små steg på vägen, för att få igång en bättre utveckling. Det är hela tiden en avvägning man får göra, tror upphandlingsombudet.

Möjligheter och risker med cirkulär ekonomi

En ny studie som Konkurrensverket har gjort visar att ett långsiktigt perspektiv behövs. Om t.ex. Region Skåne gjorde en stor upphandling på biobaserade produkter skulle man kunna starta en fabrik i Helsingborg. Trots möjligheterna är det väldigt ovanligt. Som ett gott exempel nämnde Carl Dalhammar Stockholm läns landsting som jämfört traditionella plastprodukter och biobaserade produkter. Biobaserade produkter är mycket dyrare i början, men när man investerar i de produkterna närmar sig priserna de vanliga produkterna, och så småningom blir det ungefär samma pris. Vilka risker kan man ta för att investera stora summor där produkter misslyckas? Upphandlingsombudet påminde oss om att det inte är upphandlingsavdelning som ska ta den risken, de kan i så fall komma med förslag, idéer, och ställa frågor, men det är snarare de som ska köpa produkterna som behöver ta risken. Man får utgå från att det inte är upphandlingsfunktionen som har pengarna, det är kunden, de som kommer från fakulteten eller institutioner som har ett upphandlingsbehov som kan båda ställa krav, samt bestämma hur mycket mer sitt inköp kan kosta för att uppfylla hållbarhetskrav.

Efterfrågan skapar möjligheterna

Det finns mycket att tänka på för att hitta den rätta vägen för en hållbar upphandling på universitet, och med det blev gruppen överens om att det inte bara handlar om inköp, utan också om att minska resursanvändningen och att bli bättre på återanvändning. En hållbar upphandling handlar även om att öppna dörrarna för företag som jobbar med återbrukade produkter för att kunna konkurrera med andra leverantörer. En marknad för hållbara produkter handlar också mycket om att kunder vågar ta risken att investera i omogna marknader, samtidigt som användarna, exempelvis studenter, måste lyfta upp efterfrågan för hållbara produkter. I början måste man räkna med att kvaliteten kanske inte är bäst, eller att priset är högre, men i ett långsiktigt perspektiv är det precis efterfrågan som kan göra skillnad för nya hållbara industrin lösningar. Med Carl Dalhammars egna ord, vi måste komma ihåg att ”om priserna går ner beror mycket på hur många som köper”.

Inköp

Upphandlingsombudet berättade för oss att där finns ett område där de kan påverka, de jobbar nu med ökad e-fakturering. Enligt upphandlingsrepresentant ligger Lunds universitet på en av de bästa procentsatserna när det gäller e-fakturor, och det visar en bra miljövinst, för att det är ganska många transporter och papper som man blir av med där. Enligt Liselott Olsson, avdelningschef på LU Service Lokalservice, har det också blivit förbättringar kring kemikalieanvändningen. Förr brukade lokalservicepersonal använda mellan fyra och fem olika typer av kemikalier för städningen, idag använder de bara två. Serviceavdelningen måste också göra upphandling, och det har visat sig bli billigare nu än förr. En annan förbättring är att nu finns handtorkare på Ekonomihögskolan, vilket lett till minskad pappersanvändning. Lokalserviceavdelningen har också bestämt sig för att satsa på att höja kraven när det gäller inköp av eko och Fairtrade-produkter. Stora delar av Lunds universitet har Fairtrade-produkter och miljömärkta produkter, säger upphandlingsrepresentanten. Det är tyvärr inte den bild som forskaren som jobbar på Ekonomihögskolan har, eftersom när studenterna frågar om där finns ekologiska produkter finns inte så mycket som fakulteten har att erbjuda när det gäller detta.

Signifikativ kontra symbolisk miljöpåverkan

Samhällsekonomen vid bordet upplevde att de lösningar som personal från Lunds universitet nämnde som de goda exemplen hade en mer symbolisk än signifikativ miljöpåverkan. Det beror på att där finns vissa delar av universitet som bestämmer sig för ekologiska produkter, men inte alla, plus att miljöpåverkan från inköp är liten jämfört med återanvändning eller andra strategier. Anledningen att miljöpåverkan inte är signifikativ är kanske också att Lunds universitet i sig är en väldigt decentraliserad organisation. ”Det krävs att ledningen på alla nivåerna måste jobba på rätt håll” flikade upphandlingsavdelningsombudet in. En av studenterna funderade på hur systemet fungerar för att kunna överväga hur mycket mer en ekoprodukt kostar jämfört med en konventionell produkt. Upphandlingsavdelningen har alla verktyg för att hitta den bästa produkten utifrån de kriterierna som kunder kräver. Trots dessa verktyg och färdigheter, möter upphandlingspersonal ofta kunder med den vanliga önskan om att vilja ha de bästa produkterna som finns och med de billigaste priset. Det i sig minskar möjligheten att hitta det stöd som behövs för att vidareutveckla och etablera nya hållbara produkter.

Andra alternativ för ökad hållbarhet

Lunds universitet måste följa de avtal som gäller för Lunds kommun och för Region Skåne. Men där finns även alternativet att satsa på bättre hållbara krav på de interna avtalen som gäller för institutioner vid universitetet. En annan viktig reflektion är att man måste värdera inköp av prylar, möbler och maskiner utifrån ett livscykelperspektiv. I den värderingen ingår även förbrukningsprodukter till de maskiner som institutioner måste handla för att garantera en långlivad produkt. Det sista konkreta alternativet för att kunna komma närmare ett hållbart upphandlingsmål handlar om att förbättra kommunikation mellan olika aktörer. Ett exempel är att det verkar som om personal från Lunds universitet inte är medveten om att det finns en inköpssamordnare på varje institution, som är rätt person för att ta kontakt med både ledningen på institutionen, samt med upphandlingsavdelningen för att vidarebefordra slutanvändares hållbarhetskrav. Det finns ett levande nätverk där upphandlarna träffas regelbundet med inköpssamordnare och som tillsammans kan jobba med frågan.

Sammanfattning av potentiella intressanta framsteg

Från den andra delen av diskussionen, identifierades tre intressanta möjligheter för framsteg mot divestering, samt hållbar upphandling och inköp på Lunds universitet:

• För att kunna ställa stora krav på divestering kan Ekonomiavdelningen tillsammans med andra avdelningar på universitetet titta på vilka möjligheter för divestering det finns att föra in i stiftelsernas regelverk. Så länge stiftelsernas regelverk inte kräver en viss typ av investering, kanske det finns bra möjligheter att in föra nya alternativ för divestering i
  detta regelverk.
• Lunds universitet kan kanske inte påverka marknaden direkt, men där finns möjlighet att stödja nya hållbara produkter. För att lyckas med detta indirekta stöd måste kunder ta risken och våga investera i ekologiska produkter samt förändra attityden av att vilja ha bra kvalitet men att inte vara beredd att betala priset för det. Däremot kan ett sätt för upphandlingsavdelningen och andra aktörer vid universitetet vara att börja ta cirkulär ekonomi på allvar. Ett cirkulärekonomiskt tänkande kring inköp skulle innebära att gröna affärer som återbrukar produkter kan konkurrera med nyproduktion. För att öppna möjligheter för återbrukade produkter måste troligtvis reglerna vid universitet och mentaliteten hos kunderna ändras.
• Institutioner vid Lunds universitet måste jobba tillsammans mot hållbara lösningar. Kommunikation är därför viktigt mellan ledare och andra aktörer för att skapa ett fungerande system som främjar ökad efterfrågan för miljövänliga produkter och tjänster. Där finns redan ett nätverk för kommunikation mellan inköpssamordnare som finns vid varje institution och upphandlingsavdelningen. Därför kan ett bra sätt att påverka vara att vända sig till ansvarig person vid institutionen för att lyfta fram frågor kring en bättre upphandling, inköp och användning av utrustningar.